Dématérialisation de facture : comment et pourquoi l’adopter dès maintenant ?

Dématérialiser est un mot qui se rencontre de plus en plus dans la vie privée comme dans celle des entreprises. Ce concept signifie rendre quelque chose immatériel. De nouveaux outils et technologies conduisent par exemple à adopter peu à peu les bulletins de paie dématérialisés avec les coffres-forts électroniques. Quant à la facture électronique, elle deviendra bientôt obligatoire pour toutes les entreprises, quelle que soit leur taille. C’est inutile de repousser l’échéance. Bien au contraire ! Le passage à la dématérialisation de facture comporte un réel intérêt immédiat, sans attendre d’y être contraint. Nous vous expliquons pourquoi et nous vous détaillons les étapes et outils pour mener un tel projet zéro papier dans votre TPE ou PME.

1 – En quoi consiste la dématérialisation de facture pour les petites et moyennes entreprises ?

Commençons par définir le processus de dématérialisation d’une facture avant d’évoquer la manière de le déployer dans votre entreprise.

1.1 – Facture dématérialisée : définition

Dématérialiser signifie donc remplacer un document au format papier par un support sans existence physique, donc sous une forme numérique. Les données restent identiques, mais elles s’insèrent dans un fichier électronique, selon un format et des normes bien précises.

En fait, ce processus de scan des informations contenues sur une facture papier constitue le premier type de dématérialisation. La seconde méthode correspond à de la dématérialisation native de la facture, c’est-à-dire dès la création du document. Les données sont alors directement enregistrées dans un fichier, sans passer par l’étape du papier.

1.2 – Caractéristiques d’un processus de dématérialisation des factures

La dématérialisation va toutefois plus loin que le fait de numériser une facture ou de la générer sous la forme d’un fichier. En effet, ce processus recouvre toutes les étapes du système informatique qui consiste à gérer les données sous une forme dématérialisée :

• création de la pièce numérique ou numérisation de la facture papier ;
• transmission et réception des factures sous un format numérique, souvent grâce à un portail ou une plateforme ;
• stockage et archivage des documents dématérialisés ;
• s’y ajoute de plus en plus une solution d’automatisation des écritures comptables, soit l’intégration des factures dans le logiciel de comptabilité.

1.3 – La facture électronique obligatoire en France en 2026 et 2027

La réforme de la facturation en France progresse. Après les factures de vente à destination du secteur public, ce sont toutes celles entre les entreprises privées qui vont devoir bientôt passer au format électronique. Pour approfondir ce qui vous attend dès 2026, parcourez notre article sur la facturation électronique et la PDP (plateforme de dématérialisation partenaire).

1.4 – Notion de piste d’audit fiable (PAF), une obligation fiscale en France

Depuis de nombreuses années, les entreprises françaises ont l’obligation de mettre en place une piste d’audit fiable dite PAF. La loi impose en effet, notamment au regard de la TVA, que chaque facture respecte une forme particulière et comporte des mentions obligatoires. En outre, les textes prévoient aussi des durées et modes de conservation pour les pièces justificatives de la comptabilité. 

Pour toutes ces raisons, chaque entreprise doit déployer des procédures administratives et comptables documentées, avec des moyens de contrôle. L’objectif est de garantir :

• l’authenticité de la facture (son origine) ;
• l’intégrité des informations contenues dans la facture ;
• la lisibilité des pièces de facturation, tant à l’émission par le client qu’à la réception par le fournisseur.

Ces obligations de PAF concernent les factures au format papier, mais aussi les factures dématérialisées :

• qui ne font pas l’objet d’une signature sécurisée ;
• ou qui ne respectent pas les normes de l’EDI fiscal (échanges électroniques informatisés).

La PAF se maintiendra après l’arrivée de la facture électronique obligatoire dans la plupart des cas. C’est un sujet technique. Faites le point avec votre expert-comptable.

2 – Pourquoi une TPE ou PME gagne à dématérialiser sa facturation dès à présent ?

Parfois, changer son organisation sur le plan administratif semble compliqué ou sans intérêt. Pourtant, goûter à la dématérialisation des factures c’est un peu comme le pot de confiture. Vous y mettez le doigt et vous y revenez assurément.

2.1 – Profiter des avantages d’une gestion numérique sur une plateforme, en remplacement du papier

Les atouts sont nombreux, une fois digéré le changement d’organisation et d’habitude : 

• moins de temps perdu dans le classement des factures, mais aussi pour rechercher une information dans les archives ensuite ;
• moins de relances de votre expert-comptable pour des factures qui manquent à l’appel, car la transmission s’opère au fil de l’eau ;
• une amélioration du travail collaboratif au sein de l’entreprise, notamment pour le contrôle de la facture et le bon à payer ;
• un gain de place physique dans les armoires et dans le local d’archives ;
• des coûts de traitement administratif d’une facture en forte baisse ;
• une accélération du paiement client ; 
• une réception plus rapide des situations comptables périodiques et du tableau de bord de gestion, ce qui facilite la prise de décisions.

2.2 – Se préparer sereinement avant l’obligation de facturation électronique 2026 et 2027

La digitalisation comporte tous ces avantages immédiats. En plus, elle vous prépare à vos futures obligations, quand la facture électronique deviendra obligatoire pour votre entreprise, soit pour une TPE ou PME :

• septembre 2026 pour la réception des factures fournisseurs ;
• septembre 2027 pour l’émission des factures clients.

Vous aurez déjà choisi les outils pour dématérialiser vos documents, notamment une plateforme de dématérialisation partenaire (PDP). Votre cabinet d’expertise comptable n’aura pas à se préoccuper au dernier moment de vous aider à franchir le pas. Vous évitez les goulots d’étranglement que tous les retardataires vont vivre. C’est autant de stress et d‘énervement en moins ! 

2.3 – Bénéficier des nouveaux services d’un coach financier ou d’un expert-comptable grâce à la dématérialisation de facture

Le passage au tout numérique révolutionne la relation que vous avez avec votre cabinet comptable. Si vous prenez l’habitude de transmettre immédiatement les factures et justificatifs sur la plateforme, vous évitez les relances incessantes avant l’échéance de la TVA.

Votre comptable ou expert-comptable vous appelle plus souvent et pour de meilleures raisons. En tant que réel coach financier, il vous épaule davantage dans la marche de votre entreprise. Ainsi, il :

• alerte sur certaines données financières qui se dégradent ;
• suggère des mesures pour améliorer vos résultats ou réduire des risques encourus par votre entreprise ;
• propose d’autres services de suivi de gestion, comme un tableau de bord, de la relance client ou un prévisionnel de trésorerie.

3 – Comment s’organiser pour la dématérialisation de la facturation dans son entreprise ?

Pour une efficacité maximale, nous vous recommandons de vous faire accompagner par un professionnel. En tant qu’entrepreneur, votre temps est précieux. L’organisation administrative ne doit pas empiéter sur le cœur de votre métier. C’est tout l’intérêt d’adopter la gestion déléguée afin de vous concentrer sur l’essentiel.

3.1 – Se faire accompagner par un expert-comptable en Bretagne ou dans votre région

Un cabinet comptable comme Éminoé en Bretagne vous aide dans une démarche d’analyse structurée. Il vous facilite la mise en place des outils de dématérialisation. Vous entendez parfois que les conseillers ne sont pas les payeurs. Pourtant, dans le cas présent, c’est bien l’expert-comptable qui exploite ensuite vos données et vos factures. C’est lui qui veille au respect des règles fixées par l’administration fiscale. Vous présentez donc des enjeux communs avec le passage au tout numérique : il faut que ça marche !

3.2 – Les étapes et les outils pour dématérialiser ses factures

Voici la démarche recommandée pour un projet de dématérialisation des factures en TPE ou PME :

1. S’informer sur les enjeux et les bienfaits de la dématérialisation et de la facturation électronique.
2. Comprendre le rôle des acteurs de la dématérialisation, dont le portail public de facturation (PPF) et la plateforme de dématérialisation partenaire (PDP).
3. Réaliser la cartographie des types de factures et des transactions réalisées avec les clients et les fournisseurs de l’entreprise, afin de dégager les cas à traiter et les particularités.
4. Choisir une solution de dématérialisation qui correspond aux besoins identifiés dans la cartographie (format des factures, modalités d’échange, de traitement et d’archivage).
5. Commencer à dématérialiser les factures fournisseurs qui arrivent au format papier.
6. Se préparer à la gestion des factures électroniques en provenance de grandes entreprises dès septembre 2027 et à gérer leurs statuts. 
7. Vérifier et compléter les mentions obligatoires sur ses factures clients.
8. Émettre les factures de vente au format numérique avant septembre 2027.
9. Préparer l’e-reporting exigé par la réforme de la facturation électronique pour 2027.
10. S’organiser pour traiter les statuts de factures renvoyés par vos clients en 2027.

La dématérialisation des factures : un processus inéluctable

Dans tous les cas, tôt ou tard, la gestion numérique s’imposera à tous. Plutôt que d’attendre le dernier moment et se retrouver dans l’urgence, prenez le train dès aujourd’hui. Avec un logiciel ou une plateforme de dématérialisation, vous engrangez les bénéfices tout de suite. Éminoé, cabinet d’expertise comptable finistérien intervient partout en Bretagne. Que vous recherchiez un accompagnement comptable et social ou un coaching financier, nous vous aidons à réaliser la transformation digitale de votre entreprise. Avec Éminoé, vous connectez votre comptabilité aux flux de factures !