Quels outils de gestion d’entreprise choisir pour ma TPE ou PME ?

Identifier les bons outils de gestion d’entreprise peut vous sembler compliqué et chronophage, vu la quantité d’applications informatiques ou de plateformes accessibles en ligne, souvent en mode abonnement. Pourtant, certains logiciels s’avèrent incontournables pour piloter son activité au quotidien, accroître son efficacité et gagner du temps. Nous vous proposons ici une méthode d’analyse et une liste de logiciels de gestion idéaux pour les TPE ou PME. Tous les domaines sont abordés, la relation client et la facturation, la gestion des achats et des stocks, la comptabilité, la trésorerie, la communication, la gestion de projet ou de tâches, etc.

1 – Outils de gestion d‘entreprise : de quoi parle-t-on et comment choisir ?

Gérer une entreprise, quelle que soit sa taille, demande de s’organiser pour couvrir tous les domaines, tant sur le plan administratif, commercial, logistique, comptable que des ressources humaines. Pour une activité de production, de service ou artisanale, vous ajoutez encore une couche aux besoins de pilotage. Avant de choisir, prenez le temps de découvrir les différents types de solutions logicielles et comment structurer un tel projet informatique. 

1.1 – Quels sont les avantages essentiels des outils de gestion d’entreprise en ligne ?

Chaque logiciel de gestion répond à un besoin précis et comporte ses propres atouts pour le pilotage général d’une TPE ou PME. Pour autant, voici les avantages génériques de ces outils :

• simplification et amélioration de la relation avec les clients et fournisseurs ;
• accès à du travail collaboratif ainsi que de la gestion des projets ou des tâches, y compris à distance ;
• plus de visibilité et d’anticipation pour la gestion financière et la trésorerie ;
• sécurisation des actions et meilleure conformité avec la réglementation comptable, fiscale, sociale ou juridique ;
• gain de temps dans les tâches ;
• amélioration de la communication interne à l’entreprise et avec les partenaires. 

1.2 – Comment choisir parmi tous les outils de gestion du marché ?

Certains logiciels correspondent mieux aux grandes entreprises. D’autres présentent suffisamment de souplesse ou de niveaux d’abonnement, pour répondre aux besoins des petites entreprises.

Un logiciel de gestion par fonctionnalité ou un outil tout-en-un ?

Quelles que soient les fonctionnalités recherchées, l’entrepreneur doit choisir entre : 

• plusieurs outils de gestion d’entreprise, qui se connectent par interface ;
• et une solution complète qui répond à tous (ou plusieurs) de ses besoins.  

Aujourd’hui, les systèmes sont souvent équipés de connecteurs intégrés, appelés API, afin d’échanger simplement entre eux. Avec l’arrivée de la facture électronique et des PDP (plateformes de dématérialisation partenaires), ce phénomène d’interopérabilité va encore s’accroître. 

💡Interopérabilité : un numéro de téléphone pour joindre quelqu’un fonctionne parfaitement, quels que soient votre opérateur et l’opérateur de votre interlocuteur. C’est le principe de l’interopérabilité.

De l’autre côté, en 2024, même un système dit ERP (Enterprise Ressource Planning) ou en français PGI (Progiciel de Gestion Intégré) peut répondre aux besoins des TPE et PME. En effet, certains logiciels tout-en-un deviennent accessibles aux petites entreprises. Les cabinets d’expertise comptable utilisent désormais ces outils de gestion d‘entreprise. Ils en partagent le service avec les utilisateurs chez leurs clients, en mode collaboratif.

Évaluer ses besoins, tester le service offert par les solutions de gestion et se renseigner

Cette phase vous oblige à une démarche structurée et réfléchie. Voici les étapes : 

1. Identifiez tous les domaines pour lesquels vous ressentez de la gêne, de la perte de temps ou une insuffisance d’outils. 
2. Listez aussi les logiciels actuels qui fonctionnent parfaitement et que vous souhaitez conserver, quitte à utiliser une interface avec les nouveaux outils. 
3. Renseignez-vous sur le Web, auprès de collègues ou de confrères. Interrogez la structure qui vous accompagne pour la gestion. Établissez une petite liste d’outils de gestion pour PME et TPE.
4. Réalisez des essais pour chaque logiciel de cette liste. La plupart des solutions du marché offrent en effet une utilisation gratuite ou des tarifs réduits afin de tester le service.

2 – Constituer son pack d’outils de gestion essentiel en piochant dans les meilleurs logiciels du marché

Concrètement, quels outils retenir pour votre gestion d’entreprise ? Nous avons listé ici des logiciels pour chaque grand domaine. Ils couvrent les fonctionnalités essentielles pour un bon pilotage par vous et votre équipe. Ils ont fait leurs preuves auprès des utilisateurs en PME comme en TPE. Nous pouvons vous aider à mettre en place une ou plusieurs de ces solutions de gestion.

2.1 – Outil CRM et facturation

CRM signifie Customer Relationship Management, soit la gestion de la relation client. Ce type d’outil complète les aspects devis et facturation, essentiels aux échanges commerciaux. Pour optimiser le pilotage de ces données clients, citons des logiciels comme :

• Sellsy, une solution de gestion commerciale pour les TPE et PME (mais pas seulement) ;
• Hubspot, une plateforme qui offre un outil CRM gratuit ;
• Axonaut, un logiciel tout-en-un qui comprend aussi un CRM et de la facturation.

2.2 – Logiciel de gestion des achats

Pour ces fonctionnalités, les TPE et PME peuvent recourir par exemple à :

•  Axonaut, une solution française pour gérer ses achats et ses fournisseurs de manière électronique, du bon de commande jusqu’au paiement ;
• Precoro, un outil en mode cloud destiné aux PME et qui comprend aussi la gestion de l’inventaire ;
• Libeo, une plateforme pour piloter toute la relation fournisseur et le poste achats de l’entreprise de façon dématérialisée.

2.3 – Outil de gestion des stocks

De nombreux logiciels en mode cloud répondent parfaitement aux besoins des TPE et PME, tant pour la gestion des articles, des inventaires que pour la valorisation des stocks. Citons notamment :

• Erplain, un outil tant pour piloter les stocks que les ventes en BtoB, adapté aux TPE et PME et avec des fonctionnalités variées comme le multi-entrepôt ;
• Timly, un ERP pour TPE et PME avec des traceurs GPS et de l’inventaire à base de QR codes ;
• Stocky, TradeGecko ou Product Stock Manager, des logiciels spécialisés pour les e-commerçants.

💡Pour les artisans qui travaillent dans le secteur du bâtiment, nous recommandons chez Éminoé le logiciel de gestion Progbat. C’est en outre un outil complet que nous aurions pu faire figurer dans les autres listes, tant pour l’émission de devis et de factures que pour la gestion de chantier.

2.4 – Application de gestion financière : comptabilité et logiciel de gestion de trésorerie

Les solutions de gestion comptable comme de trésorerie ont beaucoup évolué depuis ces dernières années. Dans ce domaine, la petite entreprise profite des nouvelles technologies comme une grande. C’est le cas avec des processus de dématérialisation des factures et d’automatisation des écritures.

Vous avez ainsi le choix entre :

• Des solutions tout-en-un comme Sellsy ou Axonaut, mais sans le module comptabilité toutefois. Quant à Pennylane, le logiciel offre un processus de comptabilité complet.
• Des applications spécifiques pour la trésorerie comme Fygr (pour TPE et PME) ou Agicap (pour PME).
• Des outils pour l’analyse des données avec de la business intelligence (BI) et des tableaux de bord, comme Power BI de Microsoft, Finthesis ou MyReport.

2.5 – Outil de gestion du temps, des tâches ou de projets en ligne

Ces outils de gestion d’entreprise vous aident à structurer les tâches, par exemple dans le cadre d’un projet, mais aussi pour le travail au sein d’une équipe. Ils apportent un réel gain de temps avec l’automatisation des processus. Ils améliorent la communication dans l’entreprise, ainsi qu’avec les partenaires commerciaux et le cabinet d’expertise comptable.

Chez Éminoé, nous sommes fans d’Airtable, un outil dit low-code, accessible aux petites entreprises sans compétence technique particulière. Avec ses feuilles de calcul, vous pouvez simplement créer des bases de données, des tableaux ou des formulaires. Nous pouvons aussi citer des solutions qui font leurs preuves comme Asana, Monday, Notion ou Trello.

N’hésitez pas à demander conseil à votre expert-comptable, surtout dans le cadre d’une création d’entreprise. Il utilise souvent plusieurs logiciels, de comptabilité, de facturation, de trésorerie ou de gestion de projets. Il peut vous conseiller par rapport à vos besoins et vous faciliter le travail au moment de choisir. Inversement, si vous appréciez l’utilisation de vos logiciels de gestion d’entreprise actuels, changer d’expert-comptable reste possible. Chez Éminoé, cabinet d’expertise comptable situé en Bretagne, nous pouvons ajouter à votre demande de nouveaux outils ou ressources à notre palette actuelle.