Facturation électronique et PDP : comment s’organiser en TPE-PME ?

Au fil des ans, toutes les entreprises réduisent peu à peu l’utilisation du papier sur le plan administratif. D’ailleurs, la réforme fiscale française va rendre obligatoire prochainement le format électronique pour les factures.

Mais, ce n’est pas la seule nouveauté administrative qui arrive pour les entrepreneurs. S’y ajoutent des modalités d’échanges et des formats à respecter pour chaque facture numérique. N’oublions pas aussi la transmission à l’administration fiscale d’autres informations pour les ventes non soumises à cette obligation. Cet article vous donne en 5 minutes les clés essentielles pour comprendre la facturation électronique et les PDP (plateformes de dématérialisation partenaires).

1 – La réforme de la facturation électronique : pour qui, quoi et quand ?

Avec les nouvelles technologies, la communication dématérialisée se développe, tant en interne de l’entreprise qu’avec les clients et les fournisseurs. Alors, que va changer la réforme fiscale de la facture électronique en France ?

1.1 – Quelles entreprises sont concernées par l’obligation de facture électronique ?

Rappelons que depuis 2020, les professionnels qui vendent à des sociétés du secteur public doivent déjà émettre des factures au format électronique afin de se faire payer. Elles utilisent pour cette transmission le portail Chorus Pro.

La nouvelle étape de la facturation électronique qui arrive en 2026 concerne cette fois les relations entre les entreprises privées. Ainsi, dès lors qu’un professionnel situé en France est assujetti à la TVA, il doit appliquer le nouveau volet de la réforme. Cela englobe également les micro-entreprises, même celles soumises à la franchise en base sur le plan de la TVA. En effet, elles sont assujetties, mais exonérées.

1.2 – Une facture électronique c’est quoi ?

Commençons par donner la définition d’une facture électronique. Ce type de document fait systématiquement l’objet d’une émission, d’une transmission et d’une réception en mode électronique. La loi impose de respecter un des trois formats recommandés, soit Factur-X, CII ou UBL. En outre, nous verrons que l’administration fiscale réglemente la manière de faire circuler les factures entre les entreprises.

Voici des idées reçues à combattre. Ce ne sont pas des factures électroniques au sens de la loi en France :

• une facture papier scannée et transmise par e-mail ;
• une facture éditée au format PDF classique et envoyée par e-mail au client.

1.3 – Les deux volets de la facturation électronique : e-invoicing et e-reporting

Attention ! Toutes les factures éditées par les entreprises privées ne doivent pas systématiquement présenter un format électronique. La réforme comporte deux axes, en fonction du type d’opérations :

• Le volet e-invoicing : c’est l’obligation de facturation électronique pour les ventes à des entreprises situées en France et elles-mêmes assujetties à la TVA.
• Le volet e-reporting : les entreprises doivent transmettre à l’administration fiscale un rapport de données pour le reste de leur chiffre d’affaires. Ce reporting obligatoire concerne donc les opérations avec des non assujettis en France (dont les particuliers), les ventes intracommunautaires et les exportations hors zone UE.

📌Par exemple, une TPE assujettie à la TVA et qui vend exclusivement à des particuliers entre bien dans le champ de la réforme de la facture électronique. Elle devra émettre un e-reporting périodiquement, même si elle n’a pas l’obligation de facturer au format électronique (e-invoicing).

1.4 – Facturation électronique : calendrier pour une application obligatoire

La dématérialisation devient une obligation progressivement selon la taille de l’entreprise. Voici les étapes prévues pour l’émission de factures électroniques ainsi que pour l’e-reporting :

• au plus tard le 1er septembre 2026 pour les grandes entreprises et pour les ETI (entreprises de taille intermédiaire) ;
• au plus tard le 1er septembre 2027 pour les petites et moyennes entreprises ainsi que pour les micro-entreprises.

Du fait de ce calendrier, la facturation électronique 2026 sera bien réelle pour tous, au moins en réception. En effet, tout professionnel travaille avec quelques fournisseurs grands comptes, notamment pour les énergies et la téléphonie. Aussi, il doit s’organiser avant septembre 2026 pour avoir la capacité d’accepter cette facturation électronique entrante, la traiter et l’archiver.

2 – Facturation électronique et PDP (plateforme de dématérialisation partenaire)  : comment et pourquoi s’organiser ainsi ?

Vous connaissez ainsi les grandes lignes de la réforme fiscale qui arrive en France. Mais pourquoi passer à la dématérialisation de vos factures ? Quels sont ses atouts ? Quel dispositif choisir pour le maximum d’efficacité ?

2.1 – Quels sont les objectifs et les atouts de la facturation électronique 2026 et 2027 ?

L’évolution légale de la facturation en France fait partie d’un processus européen et même mondial qui se met en marche depuis plusieurs années. Les objectifs sont multiples :

• simplifier le suivi administratif et son coût (à terme, pré-remplissage par le fisc des déclarations de TVA) ;
• réduire l’utilisation du papier et son impact néfaste sur le plan environnemental ;
• transmettre et contrôler plus vite les factures ;
• faciliter le suivi des factures jusqu’à leur paiement ;
• accélérer la résolution des litiges ;
• raccourcir les délais de règlement ;
• tenir la comptabilité en temps réel, en vue de décisions plus rapides.

S’ajoute à ces objectifs, la volonté de l’État de mieux lutter contre la fraude à la TVA. Il aura connaissance de l’ensemble de l’activité de chaque entreprise assujettie grâce aux deux volets e-invoicing et e-reporting.

2.2 – Les solutions autorisées pour gérer l’e-invoicing et l’e-reporting d’une entreprise

La France laisse la liberté aux entreprises de s’organiser, avec un cadre toutefois précis. Ainsi, l’administration fiscale autorise trois types de processus, tant pour l’e-invoicing que l’e-reporting. Dans tous les cas, un entrepreneur ne peut plus transmettre lui-même ses factures à ses clients.

Le portail public de facturation (PPF) 

C’est un peu l’équivalent de Chorus Pro, mais pour les flux entre les entreprises privées. Vous pouvez y déposer vos factures, soit par une saisie, soit par l’intégration d’un fichier. Le PPF les envoie ensuite à vos clients. Seul le PPF peut transmettre la facturation électronique à l’administration fiscale. En outre, ce portail gère l’annuaire des entreprises, indispensable pour pouvoir réaliser le correct routage des factures.

Les plateformes de dématérialisation partenaires (PDP) 

Ces prestataires doivent obtenir leur immatriculation fiscale. Ils peuvent transmettre vos factures au PPF et à vos clients et recevoir celles en provenance de vos fournisseurs. Les PDP prennent aussi en charge l’envoi de l’e-invoicing comme de l’e-reporting au PPF, en vue de les communiquer à la DGFIP.

Les opérateurs de dématérialisation (OD)

Ce troisième type d’acteurs peut réaliser seulement une partie des opérations requises par la réforme. Aucun agrément ne s’impose. L’OD peut transmettre des factures à une PDP ainsi qu’au PPF. En revanche, il n’a pas l’autorisation d’envoyer les factures directement aux clients. Il ne peut pas non plus recevoir celles des fournisseurs.

2.3 – Les atouts d’une plateforme de dématérialisation partenaire qui traite tous les cas de figure dans une entreprise

Vu les libertés organisationnelles laissées aux entreprises, les échanges doivent respecter toutefois un cadre précis. Les PDP ont l’obligation d’être interopérables entre elles et avec le PPF. Elles doivent garantir un bon fonctionnement de la réception, de l’émission et de la transmission des factures électroniques avec le portail public et au moins une autre plateforme.

Or, de nombreuses situations peuvent exister sur le plan de la facturation. Plus précisément, 36 cas peuvent se présenter. Chaque PDP doit répondre partiellement ou totalement à ces spécificités. En fonction de votre activité ou de la survenance de nouveaux cas clients, les particularités de votre facturation peuvent évoluer. Citons la gestion de données comme :

• des factures pour de la sous-traitance ; 
• le suivi des notes de restaurant ;
• les factures clients payables auprès d’un tiers (société d’affacturage notamment) ;
• les opérations soumises au régime de la marge ;
• etc.

En optant pour une PDP qui gère les 36 spécificités, vous disposez d’une solution opérationnelle sur la durée pour votre entreprise. Vous évitez de devoir trouver un autre prestataire le moment venu pour le traitement d’un nouveau type de facture. C’est le choix effectué par Éminoé, cabinet d’expertise-comptable en Bretagne. Nous vous accompagnons pour une comptabilité connectée aux flux, au fil de l’eau et en temps réel. 

La facturation électronique avec une PDP, c’est plus simple ! 

La dématérialisation de la facturation, et plus largement de toutes les données et documents administratifs et comptables, réduit la complexité au travail. Elle accroît la sécurité et la traçabilité. Vous économisez du temps. Vous accélérez l’accès à l’information et son traitement. Vous disposez plus vite des chiffres essentiels à la gestion de l’entreprise. Faites-vous accompagner par votre expert-comptable pour la mise en place d’une solution de dématérialisation sans attendre.

Avec les services d’une plateforme partenaire PDP comme celle que préconise Éminoé dans le Finistère ou le Morbihan, vous diminuez votre charge mentale. Vous bénéficiez de solutions techniques agréées par le fisc pour toutes les transactions commerciales dans l’entreprise. Vous vous concentrez alors sur le cœur de votre métier.